1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je Azu design s.r.o., IČO 26898764, se sídlem Bayerova 806/40, 602 00 Brno – Veveří, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 43084, provozovatel webové prezentace a e-shopu VOXELL.

Ve věcech ochrany osobních údajů a při uplatnění svých práv nás můžete kontaktovat na obchod@voxell.cz nebo na doručovací adrese VOXELL, Hněvkovského 30/65 (areál VÚSH a.s.), 617 00 Brno; telefon +420 702 193 828.

Tyto zásady vysvětlují zpracování údajů návštěvníků e-shopu, zákazníků, uživatelů zákaznických účtů, kontaktních osob firem a odběratelů newsletteru. Postupujeme podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalších použitelných předpisů.

 

2. Jaké údaje a odkud získáváme

Zpracováváme údaje, které nám poskytnete při nákupu, registraci, přihlášení k newsletteru nebo komunikaci: zejména jméno a příjmení, fakturační a dodací adresu, e-mail, telefon, údaje o objednávce a případně IČO, DIČ a údaje kontaktní osoby podnikatele.

Při vedení zákaznického účtu zpracováváme také registrační a přihlašovací údaje, uložené adresy a historii objednávek. Při komunikaci, vrácení zboží a reklamacích zpracováváme obsah zpráv a související podklady v rozsahu potřebném k vyřízení.

Od PayU získáváme informace potřebné k přiřazení platby, například identifikaci transakce, částku a stav platby nebo refundace. Od dopravce získáváme údaje o průběhu a výsledku doručení. Úplné údaje platební karty nezadáváte do našich objednávkových formulářů, ale do zabezpečeného platebního rozhraní.

Při návštěvě webu mohou vznikat technické údaje, například IP adresa, čas požadavku, informace o prohlížeči, zařízení, relaci a chybách. Zpracovávají se v nezbytném rozsahu pro provoz a zabezpečení e-shopu. U odběru newsletteru evidujeme e-mail a údaje potřebné k prokázání přihlášení, souhlasu a případného odhlášení.

Pokud za zákazníka jedná jiná osoba nebo zákazník uvede jiného příjemce zásilky, získáváme nezbytné kontaktní a doručovací údaje této osoby od zákazníka. Zákazník má tyto osoby seznámit s předáním údajů a těmito zásadami; tím nejsou dotčeny naše vlastní informační povinnosti.
 

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě

Objednávky a jejich vyřízení: údaje používáme k přijetí a plnění objednávky, přijetí platby, doručení, komunikaci o nákupu, vrácení peněz a souvisejícím úkonům. Právním základem je plnění smlouvy a opatření před jejím uzavřením na vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U povinností uložených zákonem, například při vyřizování reklamací, také plnění právní povinnosti podle písm. c).

Zákaznický účet: registrační údaje zpracováváme pro zřízení, vedení a zabezpečení účtu a zpřístupnění jeho funkcí, na základě plnění smlouvy o poskytování účtu podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Registrace není souhlasem s newsletterem.

Účetnictví a daně: údaje na příslušných dokladech zpracováváme pro plnění zákonných účetních a daňových povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Účetnictví zajišťuje naše interní účetní v interním účetním systému.

Dotazy a komunikace: dotazy týkající se zamýšleného nákupu vyřizujeme na základě opatření před uzavřením smlouvy. Ostatní běžnou komunikaci zpracováváme na základě oprávněného zájmu na řádném vyřizování dotazů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Ochrana práv a bezpečnost: nezbytné podklady uchováváme pro prokázání plnění, řešení sporů, ochranu právních nároků, prevenci podvodů a zabezpečení webu na základě oprávněných zájmů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Na tomto základě zpracováváme také pracovní kontakty osob jednajících za firemního zákazníka, které samy nejsou smluvní stranou.

Newsletter: novinky a nabídky zasíláme pouze osobám, které se přihlásily a udělily souhlas, podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a pravidel pro obchodní sdělení. Samotný nákup nezakládá odběr. Souhlas je dobrovolný, není podmínkou nákupu a můžete jej kdykoliv odvolat e-mailem na obchod@voxell.cz nebo způsobem odhlášení uvedeným v každém newsletteru. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.
 

4. Povinné a dobrovolné údaje

Údaje označené v objednávce jako povinné potřebujeme pro uzavření a plnění smlouvy nebo splnění zákonných povinností. Bez nezbytných údajů nemůžeme objednávku dokončit nebo doručit. Pro účet jsou nezbytné registrační údaje. Nepovinné údaje a přihlášení k newsletteru poskytujete dobrovolně.

Nežádáme údaje, které pro daný účel nejsou potřebné. Do poznámek a zpráv prosím nevkládejte citlivé informace, například údaje o zdravotním stavu, pokud nejsou nezbytné pro konkrétní požadavek.
 

5. Kdo může mít k údajům přístup

K údajům mají v potřebném rozsahu přístup naši pověření pracovníci, včetně interní účetní. Údaje dále zpřístupňujeme službám potřebným k provozu e-shopu a splnění objednávky:

• Wix a příslušné společnosti jeho skupiny a smluvní subzpracovatelé: provoz a hosting webu, objednávky, zákaznické účty a technické zabezpečení. Pro údaje našich zákazníků zpracovávané naším jménem vystupuje Wix jako zpracovatel podle svého dodatku o zpracování údajů.

• PayU a poskytovatelé zapojení do platební transakce: online platby a refundace. Pro vlastní zákonné povinnosti, bezpečnost a regulované platební služby mohou vystupovat jako samostatní správci podle svých zásad.

• Přepravci TOPTRANS a Geis a jejich doručovací partneři: jméno příjemce, adresa, kontaktní údaje a informace o zásilce v rozsahu potřebném k přepravě. Konkrétní přepravce je určen zvoleným způsobem dopravy.

• Poskytovatelé IT a e-mailových služeb: nezbytná technická správa a komunikace. Máme vlastní firemní poštovní schránku a pro práci s e-mailem a rozesílání newsletteru používáme aplikaci Microsoft Outlook. Provozovatel poštovní infrastruktury může mít přístup k obsahu komunikace v rozsahu potřebném k poskytování a zabezpečení služby; použití Outlooku samo o sobě neznamená, že je schránka hostována u Microsoftu.

Údaje můžeme v nezbytném rozsahu poskytnout také právním poradcům při ochraně našich práv a orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon. Zpracovatelé jednající naším jménem jsou vázáni odpovídající smlouvou a pokyny. Osobní údaje neprodáváme.
 

6. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Využívání platformy Wix může zahrnovat zpracování mimo Evropský hospodářský prostor. Podle informací Wix může probíhat zpracování například v Izraeli a USA a prostřednictvím jeho poskytovatelů také v dalších zemích uvedených v aktuálním seznamu subzpracovatelů. Umístění a rozsah závisí na konkrétní službě. V zahraničí může probíhat také část zpracování při využití cloudových e-mailových služeb a při doručování do zemí mimo EHP.

Předání se uskutečňuje pouze za podmínek kapitoly V GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, nebo standardních smluvních doložek s potřebnými doplňujícími zárukami. U příjemců v USA lze použít EU–US Data Privacy Framework pouze tehdy, je-li konkrétní příjemce platně certifikován pro dané zpracování. U doručení mimo EHP se posuzuje rovněž zákonný základ nezbytného předání k plnění smlouvy; nepoužívá se jako obecná náhrada záruk pro rutinní cloudové zpracování.

Informace o konkrétních příjemcích, zemích a použitých zárukách a možnost získání kopie relevantních záruk vám poskytneme na obchod@voxell.cz. Dokumentace Wix je dostupná na https://support.wix.com/en/article/wixs-data-processing-agreement-for-wix-users a seznam subzpracovatelů na https://support.wix.com/en/article/list-of-wixs-sub-processors. Informace Microsoft jsou dostupné na https://privacy.microsoft.com/cs-cz/privacystatement; jejich použití závisí na skutečně využívané službě.
 

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou pro daný účel. Jeden údaj může podléhat více účelům; zrušení účtu nebo odhlášení newsletteru proto nevede k výmazu dokladů, které musíme uchovat ze zákona.

Objednávky a související komunikace: po dobu plnění smlouvy a vyřízení případných reklamací, poté nezbytné podklady zpravidla tři roky od ukončení smluvního vztahu pro ochranu právních nároků. Pokud běží spor nebo se promlčecí lhůta podle zákona prodlouží či neběží, potřebné údaje uchováváme do skončení důvodu jejich uchování.

Účetní a daňové doklady: po zákonem stanovenou dobu. Daňové doklady k DPH zpravidla deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo; účetní doklady, pro které neplatí delší zákonná lhůta, zpravidla pět let od konce příslušného účetního období. Delší uchování použijeme pouze, vyžaduje-li je zákon nebo konkrétní neukončené řízení.

Zákaznický účet: po dobu jeho existence. Na žádost účet zrušíme; údaje potřebné pro účetnictví nebo právní nároky dále uchováváme odděleně pro tyto účely, nikoli pro provoz zrušeného účtu.

Dotazy bez následné objednávky: zpravidla nejdéle jeden rok od ukončení komunikace, pokud není nezbytné uchování pro konkrétní nárok.

Newsletter: e-mail používáme do odvolání souhlasu nebo ukončení rozesílání. Nezbytný doklad o souhlasu a jeho odvolání uchováváme zpravidla tři roky od ukončení odběru pro doložení oprávněnosti rozesílání. Minimální záznam o odhlášení můžeme uchovat po dobu provozu rozesílání, aby odhlášená adresa nebyla znovu zařazena; nepoužíváme jej k dalším nabídkám.

Technické a bezpečnostní záznamy a cookies: po dobu odpovídající jejich funkci, nastavení platformy a potřebě řešit bezpečnostní události. Relační cookies končí s relací, trvalé cookies po své nastavené době nebo po odstranění. Konkrétní doby použitých cookies jsou uvedeny v jejich přehledu zpřístupněném na webu. Po skončení účelu údaje odstraníme nebo anonymizujeme; záložní kopie se obměňují v běžném zálohovacím cyklu a nejsou používány k novému nesouvisejícímu účelu.
 

8. Cookies a obdobné technologie

Pro fungování e-shopu mohou být používány nezbytné cookies a obdobné technologie, zejména pro přihlášení, nákupní košík, zabezpečení a uchování nezbytných nastavení. Jejich použití nevyžaduje souhlas, jsou-li skutečně nezbytné pro službu, kterou požadujete; případné zpracování osobních údajů má právní základ podle konkrétní funkce, zejména plnění smlouvy nebo oprávněný zájem na zabezpečení.

Platforma Wix umožňuje měření návštěvnosti a využívání e-shopu. Pokud je na našem webu zapnuto analytické měření využívající cookies nebo obdobné technologie, spouští se pouze po vašem předchozím souhlasu prostřednictvím nastavení cookies. Zpracování osobních údajů pro tuto analytiku je založeno na čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Přehled skutečně aktivních nástrojů a jejich účelů je uveden v nastavení cookies. Samostatné reklamní nástroje, například Google Ads nebo Meta Pixel, nepoužíváme. Případné budoucí zavedení vyžaduje předchozí doplnění informací a získání potřebného souhlasu. Samotná návštěva webu ani souhlas s VOP souhlas s analytikou nenahrazují.

Nepovinné cookies můžete odmítnout stejně snadno, jako je přijmout. Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat v nastavení cookies dostupném na webu; odvolání neovlivňuje zákonnost předchozího zpracování. Bez souhlasu se nepovinné analytické cookies ani obdobné měření nespouštějí.

Informace o názvech, poskytovatelích, účelech a dobách platnosti používaných cookies jsou dostupné v přehledu cookies na webu. Cookies můžete odstranit nebo blokovat také v prohlížeči; blokování nezbytných cookies může omezit funkčnost účtu nebo objednávky.
 

9. Vaše práva

Za podmínek GDPR máte právo získat potvrzení o zpracování a přístup k údajům včetně jejich kopie; požadovat opravu nepřesných údajů, výmaz nebo omezení zpracování; a získat údaje zpracovávané automatizovaně na základě souhlasu či smlouvy ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně požadovat jejich přenos jinému správci, je-li technicky možný.

Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Proti přímému marketingu můžete vznést námitku kdykoliv; pro tento účel pak údaje dále nezpracováváme. Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat, aniž by to ovlivnilo zákonnost předchozího zpracování.

Práva nejsou bezvýjimečná. Například doklady, které musíme uchovat ze zákona, nelze ihned vymazat. Pokud žádosti nevyhovíme, sdělíme vám důvod a možnosti dalšího postupu.

Žádost zašlete na obchod@voxell.cz nebo naši doručovací adresu. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Ve složitých případech nebo při větším počtu žádostí lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a důvodech vás informujeme během prvního měsíce. Při důvodných pochybnostech o totožnosti můžeme požádat o přiměřené doplňující ověření. Žádosti vyřizujeme zásadně bezplatně, s výjimkami stanovenými GDPR pro zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti.

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://uoou.gov.cz, případně u příslušného dozorového úřadu v jiném členském státě. Tím není dotčeno právo na soudní ochranu.
 

10. Automatizace, zabezpečení a změny

Automatické potvrzení objednávky a zpracování platby slouží k plnění vašeho požadavku na nákup. Neprovádíme vlastní profilování ani výlučně automatizované posuzování osob s právními nebo obdobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR. Samostatné zpracování platebním poskytovatelem se řídí jeho informacemi.

Ochranu údajů zajišťujeme přiměřenými technickými a organizačními opatřeními s ohledem na povahu údajů a rizika. Přístup mají pouze osoby, které jej potřebují pro svou práci. Nežádáme zasílání hesel nebo úplných údajů platební karty běžným e-mailem.

Zásady aktualizujeme při změně služeb, způsobu zpracování nebo právních požadavků. Nová verze sama o sobě nerozšiřuje původně udělený souhlas. Aktuální znění a datum jeho účinnosti zveřejňujeme na webu.

 

Za Azu design s.r.o. vyhotovil:

 

Marek Sušil